Privacy verklaring Advocaat Uithoorn

Datum: 25 mei 2018

Al vanaf het moment dat u voor het eerst contact opneemt met Advocaat Uithoorn, worden uw persoonsgegevens door ons verwerkt. U heeft het recht te weten wat wij met uw gegevens doen en waarom. In deze privacyverklaring proberen wij dat zo goed mogelijk aan u uit te leggen. Heeft u toch nog vragen, neem dan gerust contact met ons op.

Om welke persoonsgegevens gaat het?
Wij verwerken de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt tijdens het intakegesprek op kantoor, het telefoongesprek, via e-mail, facebook, messenger, whatsapp, SMS of anderszins.

Nog geen klant van kantoor
Belt u met een vraag naar ons kantoor en bent u nog geen klant? Dan vragen wij u naar uw naam en noteren wij uw telefoonnummer. Deze gegevens worden enkel bewaard indien het noodzakelijk is dat wij u terugbellen. Geeft u de voorkeur aan verdere correspondentie per e-mail, dan noteren wij uw e-mailadres voor beantwoording van verdere vragen.

Klant van kantoor
Bent u klant van kantoor of wordt u dat? Dan zullen wij naast de gegevens die hiervoor al zijn genoemd, ook uw adresgegevens vragen. Die hebben wij nodig voor de facturering. Daarnaast kan het zijn dat wij dit adres gebruiken voor het per post toesturen van stukken. Dit zal overigens steeds in overleg met u gebeuren. Uiteraard kunnen de stukken ook (alleen) digitaal aan u verzonden worden.

Soms zijn meer gegevens van u nodig, zoals uw bankrekeningnummer, geboortedatum of inkomensgegevens. Wij zullen u alleen vragen om deze gegevens aan ons te verstrekken, indien de verwerking van deze gegevens voor uw zaak noodzakelijk is. Gegevens die wij van u ontvangen en die niet of nog niet van belang zijn voor het verrichten van onze werkzaamheden, zullen door ons niet worden verwerkt. Hebben wij deze gegevens later alsnog van u nodig, dan zullen wij u hierom vragen.

Contacten via social media
Naast e-mail en telefoon (of gewoon een afspraak op kantoor) zijn wij ook bereikbaar via social media. U kunt hierbij denken aan Facebook, Messenger en Whatsapp. Bij het gebruik van deze media zal het vooral gaan om korte berichten aan u, zoals statusupdates of een reminder om stukken toe te sturen. Adviezen en strategieën, kopieën van stukken die wij hebben ontvangen en dergelijke zult u van ons via de post of e-mail ontvangen.

Website
Onze website maakt geen gebruik van cookies of andere programma’s die uw bezoek aan onze website aan ons doorgeven of uw internetgedrag voor ons analyseren. U kunt dus met een gerust hart onze website bezoeken als u meer informatie wilt over de werkzaamheden die wij voor u kunnen doen.

Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Wij hebben uw persoonsgegevens nodig om te kunnen voldoen aan de verplichtingen die wij hebben op grond van de wet en de met u gesloten overeenkomst. Denk aan het sturen van statusupdates, het doorsturen van ontvangen stukken en het verzenden van de factuur.

Daarnaast kunnen wij uw e-mailadres gebruiken om u te informeren over cursussen die door ons kantoor worden aangeboden, bijvoorbeeld op het gebied van het arbeidsrecht. Wij zullen daarvoor aparte toestemming aan u vragen. Mocht u dergelijke e-mails niet (meer) willen ontvangen, dan kunt u dit eenvoudig per e-mail aan ons doorgeven.

Beveiligingsmaatregelen
Wij zijn verplicht er voor te zorgen dat uw persoonsgegevens bij ons veilig zijn. Wij hebben zowel organisatorisch als technisch beveiligingsmaatregelen ingevoerd. U kunt hierbij denken aan beperkte toegang tot ons kantoor, maar ook aan het gebruik van antivirussoftware, firewalls et cetera. Wij zorgen er voor dat ons beveiligingsbeleid regelmatig wordt geëvalueerd en aangepast als dat gelet op de technische en verdere ontwikkelingen noodzakelijk is.

Daarnaast hebben alle advocaten en medewerkers van Advocaat Uithoorn een geheimhoudingsplicht op grond van de wet en de schriftelijke geheimhoudingsovereenkomst die zij bij aanvang van het dienstverband hebben getekend. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook na het eindigen van het dienstverband.

U kunt ons helpen bij de verdere beveiliging van uw persoonsgegevens door uitsluitend documenten in gesloten envelop bij ons af te geven en daarop duidelijk de naam van ons kantoor en (eventueel) de behandelend medewerker te vermelden.

Wij delen uw gegevens soms met anderen
Bij de uitvoering van onze werkzaamheden maken wij gebruik van verwerkers. Met alle verwerkers die wij inschakelen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten. Op uw verzoek kunnen wij u een lijst aanleveren van alle verwerkende partijen. Uiteraard verstrekken wij enkel die gegevens aan de verwerker die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opgedragen werkzaamheden.

Voor de uitvoering van de overeenkomst is het soms noodzakelijk dat wij uw persoonsgegevens delen met anderen waar wij geen verwerkersovereenkomst mee hebben gesloten. Bijvoorbeeld als wij in uw opdracht een gerechtelijke procedure starten. Wij delen uw gegevens dan met de gerechtsdeurwaarder en de rechtbank. Zij hebben tegenover u een eigen (wettelijke) verplichting om op behoorlijke en zorgvuldige wijze met uw gegevens om te gaan. Als wij over gaan tot het delen van uw persoonsgegevens, dan delen wij alleen de gegevens die op dat moment noodzakelijk zijn.

Mocht u de behandeling van uw zaak niet langer aan ons willen uitbesteden, dan is het mogelijk om uw volledige dossier inclusief alle daarin opgenomen persoonsgegevens te verstrekken aan een derde. Dit gebeurt alleen op uw schriftelijke verzoek, waarbij wij u vragen duidelijk aan te geven wie de ontvanger van de gegevens zal zijn.

Hoelang bewaren wij uw gegevens?
Uw persoonsgegevens worden nooit langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt. Concreet betekent dit dat bij sluiting van uw dossier u wordt gevraagd of u de originele documenten terug wenst te ontvangen. Wilt u dit niet, dan zullen deze in het dossier worden bewaard.

Het volledige dossier zal tot vijf jaar na sluiting van het dossier worden bewaard. In sommige zaken geldt een langere periode dat nog op de zaak teruggekomen kan worden. Dan wordt het volledige dossier gedurende die langere periode bewaard. Na afloop van deze vijfjaarstermijn, zal de correspondentie uit uw dossier vernietigd worden. Dit geldt zowel voor het fysieke als het digitale dossier. Originelen van belangrijke documenten zoals exploten van de deurwaarder en uitspraken van de rechtbank zullen tezamen met uw naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres tot twintig jaar na sluiting van uw dossier worden bewaard. Na afloop van die termijn zal contact met u worden opgenomen om te bezien of tot volledige verwijdering (en vernietiging) kan worden overgegaan of dat de bewaartermijn moet worden verlengd.

Uw rechten
U heeft het recht te weten of en zo ja welke persoonsgegevens wij van u hebben verwerkt. Wij zullen u binnen 4 weken na ontvangst van uw verzoek berichten of wij gegevens van u hebben verwerkt en zo ja welke gegevens dat zijn en waarom wij die gegevens hebben verwerkt. Ook zullen wij u mededelen of en zo ja met wie de gegevens gedeeld zijn.

U heeft het recht ons te vragen de bij ons verwerkte persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen indien de gegevens onjuist of onvolledig zijn. Daarnaast kunt u ons vragen persoonsgegevens te verwijderen of vernietigen indien u meent dat deze door ons zijn verwerkt in strijd met een wettelijk voorschrift of gelet op de door ons genoemde doelen onvolledig of niet ter zake dienend zijn. Wij zullen u vervolgens binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek schriftelijk en gemotiveerd berichten wat onze beslissing is. Is deze reactie niet naar uw tevredenheid, dan kunt u zich vervolgens met uw bezwaar richten tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Waar kan ik de meest recente versie van de privacyverklaring vinden?
Snelle technologische ontwikkelingen, wetgeving en veranderingen in bedrijfsprocessen noodzaken ons met enige regelmaat ons privacybeleid aan te passen. In dat geval zullen wij ook de privacyverklaring (eenzijdig) kunnen aanpassen. U kunt aan de datum onderaan/bovenaan deze pagina zien wanneer de privacyverklaring voor het laatst is aangepast. Op deze pagina vindt u altijd de meest recente versie van de privacyverklaring. Wij adviseren u daarom regelmatig onze website te raadplegen om kennis te nemen van de meest recente versie van de privacyverklaring.

Bij wie kan ik terecht met vragen over mijn gegevens?
Mocht u vragen hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, dan kunt u bij ons terecht. U kunt uw vragen mailen naar mdewit@advocaatuithoorn.nl. Wij zullen uw vraag dan zo spoedig mogelijk beantwoorden.

Neemt u liever per post contact met ons op, dan kan dat op het volgende adres:
Advocaat Uithoorn
Amsterdamseweg 34
1422 AD UITHOORN